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杭州庆典礼仪策划公司如何成功办好企业年会的!

时间:2020-03-13     作者:杭州隐秀道易【原创】   阅读

  企业年会是企业年终进行总结、表彰先进、规划未来的重要活动,也是答谢客户、开拓市场的合适机会。制定完备的会议方案和预算方案是成功举办公司年会的关键,下面我们就为大家介绍杭州庆典礼仪策划公司是如何成功办好企业年会的!


  企业年会根据不同的会议目标,可以制定出针对性很强的年会计划、年会方案,其宗旨就是规划出必须要做的事项,以达到最好的预期目标。


  企业年会的预算制定,杭州庆典礼仪策划公司先规划可行预算,再按既定方案核算安排有关工作。



杭州礼仪庆典策划


  公司年会预算一般包括以下几项:


  1、交通费用


  包括航班、铁路、公路、客轮,以及会务地交通费用。包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通。


  2、住宿费用


  住宿的费用应该非常好理解。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。


  3、餐饮费用


  会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。


  通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。


  事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认。


  4、会议场地租金


  通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。


杭州庆典礼仪策划


  5、会议设施搭建、租赁费用


  会场制作、会议布置是会议成败的关键。比如会议背景板、会议舞台以及其它标识背景板是会议全过程的主体设施,制作搭建是否完美影响会议的全过程。此部分费用绝对不能随便省略。建议找专业的会展服务公司进行制作搭建。


  其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。


  对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。


  6、视听设备、灯光音响系统


  主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。


  ●设备本身的租赁费用,通常按天计算


  ●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理


  ●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理


  7、演员及节目


  通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。


  8、杂费


  杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。


  计算好以上的费用安排,杭州庆典礼仪策划公司就掌握了公司年会的主要框架,安排起来肯定是游刃有余啦。

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